Tämä on Jyväskylän Latu ry:n tietosuojaseloste, joka kattaa yhdistyksen henkilörekisterit sekä verkkosivuston ja sen varausjärjestelmän henkilötietojen käsittelyn. Seloste korvaa aiemmat erilliset vapaaehtois- ja osallistujarekisterien tietosuojaselosteet (2020). Päivitetty 28.7.2026.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Jyväskylän Latu ry
PL 232, 40101 Jyväskylä
Sähköposti: [email protected]
Kotisivut: www.jyvaskylanlatu.fi
Rekistereistä vastaava yhteyshenkilö: Olavi Liukkonen, puheenjohtaja, [email protected].
Vapaaehtoisrekisteri
Rekisterin käyttötarkoituksia ovat jäsentietojen ylläpito, yhdistyksen toiminnan järjestäminen ja kehittäminen sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Henkilötietoja ei käytetä rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin. Yhdistyksen tapahtumamarkkinointiin henkilötietoja käytetään vain, jos henkilö on antanut tähän erikseen suostumuksen.
Rekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka vapaaehtoiseksi tuleva itse antaa ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja voivat olla: etunimi, sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite tai muu sähköinen yhteysmuoto. Tiedot säilytetään rekisterissä sen ajan kuin rekisterinpitäjä näkee tarpeelliseksi tai kunnes rekisteröity haluaa ne poistattaa, sekä kulloinkin voimassa olevien viranomaisasetusten ja lakien mukaisesti.
Osallistujarekisteri
Henkilötietoja käsitellään tapahtumien toteuttamisen, kehittämisen ja raportoinnin, laskutuksen, perinnän ja muiden tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Tapahtumamarkkinointiin tietoja käytetään vain, jos henkilö on antanut tähän erikseen suostumuksen.
Rekisteriin kerätään tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Tapahtumasta riippuen kerätään muun muassa seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, syntymäaika, sukupuoli, allergiatiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja. Osallistujat ilmoittavat tiedot itse ilmoittautumislomakkeella tai suullisesti tapahtuman järjestäjälle.
Verkkokauppa ja varaukset
Verkkosivuston varausjärjestelmässä (mm. Ladun Majan vuokraus) käsitellään varauksen tekijän nimi, yhteystiedot ja varauksen tiedot (kohde ja ajankohta). Tietoja käytetään varauksen käsittelyyn ja vahvistamiseen sekä maksun toteuttamiseen. Lomaosakkeiden ja vuokrattavien välineiden varaukset kirjaa yhdistyksen ylläpito, ja niistä tallennetaan vastaavat tiedot.
Maksukorttitietoja ei tallenneta verkkosivustolle. Kirjanpitoa varten tarvittavat tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan; muut varaustiedot säilytetään vain niin kauan kuin varauksen hoitaminen edellyttää.
Verkkosivusto ja evästeet
Verkkosivusto käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, kuten kirjautumiseen ja varausistuntoon liittyviä evästeitä. Sivusto ei käytä mainonta- eikä analytiikkaevästeitä. Sivuston käyttöä tilastoidaan ilman evästeitä Koko Analytics -työkalulla, joka toimii sivuston omalla palvelimella: tilastoihin tallentuu vain sivujen katselukerrat ja sivusto, jolta kävijä tuli. IP-osoitteita tai muita henkilötietoja ei tallenneta, eikä tilastoja luovuteta eteenpäin. Sivujen YouTube-videot ladataan YouTubesta (youtube-nocookie.com) vasta, kun kävijä painaa toistopainiketta.
Sivuston lomakkeiden (esimerkiksi tarinoiden lähetys) väärinkäytön estämiseksi lähettäjän IP-osoitetta käsitellään lyhytaikaisesti. Palvelinten tekniset lokit sisältävät IP-osoitteita, ja niitä käytetään vain tietoturvan ja toimivuuden varmistamiseen. Sivusto sijaitsee EU:ssa (Suomessa) sijaitsevalla palvelimella, ja sivuston tietoliikenne välitetään Cloudflare-palvelun kautta tietoturvan ja suorituskyvyn varmistamiseksi.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja luovutetaan anonymisoidusti Suomen Ladulle toiminnan seurantaa ja raportointia varten. Tapahtumien majoitus- ja allergiatiedot luovutetaan tarvittaessa majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Rekisterien suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestäjien tiedostoissa. Tiedostot ovat tietokoneella salasanan takana ja tietokoneet on suojattu palomuurilla. Paperilomakkeilla kerätyt tiedot säilytetään omassa kansiossaan tapahtuman järjestäjän kotona. Arkaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen; muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot. Verkkosivuston tiedot säilytetään suojatussa tietokannassa, johon on pääsy vain ylläpitäjillä. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alaikäisen lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä. Pyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.